Process4People-Tech

Governance

Opzetten van Governance

Binnen organisaties waar gebruik wordt gemaakt van SharePoint is dat vaak op een van de volgende twee manieren tot stand gekomen:

  1. De organisatie ondervond uitdagingen op het gebied van samenwerken en het delen van informatie en de IT-afdeling had daar wel een oplossing voor;
  2. De IT afdeling is in de afgelopen jaren vanuit interesse zelf begonnen met wat SharePoint en is dat ook verder in de organisatie gaan toepassen.

Voor veel organisaties is het gebruik van SharePoint-oplossingen een heel goede keuze. De kracht van SharePoint is dat het heel eenvoudig is om snel even wat in elkaar te zetten waardoor gebruikers snel geholpen kunnen worden.

In deze kracht schuilt ook meteen het grootste gevaar. Doordat het een gemakkelijk tool lijkt, wordt er zonder een goed plan gewerkt. Dit gebeurt vaak “uit de losse pols” wat leidt tot een onsamenhangend en ineffectief geheel. Hierdoor ontstaat al heel snel een wildgroei aan sites en plaatsen waar content wordt bewaard. Doordat het erg eenvoudig is om het uiterlijk van SharePoint aan te passen en deze wijzigingen niet voor het hele platform gelden, ontstaat er een wirwar aan sites zonder uniforme “Look and Feel”. De wildgroei aan stijlen die zo ontstaat zet de gebruiker al snel op het verkeerde been, waardoor deze de weg kwijt zal raken en het gebruik van de oplossing te wensen over laat.

Het werken zonder goed plan zorgt voor meer problemen. Vaak wordt onvoldoende nagedacht over toegang en beveiliging, maar ook de vindbaarheid van de kostbare content wordt vergeten. Een heel belangrijk aspect is de aandacht voor ‘Backup’ en ‘Recovery’.  Het toevoegen van meer sites en bibliotheken wil niet zeggen dat deze content automatisch mee draait in de backup-procedure. Met name het verwijderen van een site met content kan daardoor grote gevolgen hebben.

Om dergelijke onwenselijke situaties te voorkomen, is het verstandig om over te gaan tot het opzetten van Governance. Governance is een verzameling van afspraken, rollen, regels en procedures met betrekking tot alles wat SharePoint raakt. Zo worden er allerlei “spelregels” opgesteld waaraan functionaliteit moet voldoen. Ook worden afspraken gemaakt over toegestane functionaliteit en over wat nu juist niet is toegestaan. Hiernaast wordt afgesproken wie er verantwoordelijk is voor de diverse aspecten van SharePoint.  Een belangrijke afspraak is die waarin de verantwoordelijkheid over het beheer van het SharePoint platform en het beheer over de functionaliteit, dus de bedrijfsvoering met behulp van SharePoint, uit elkaar wordt getrokken. De IT-afdeling is uiteraard niet verantwoordelijk voor de manier waarop de business haar processen wil inrichten. Ze is wel verantwoordelijk voor het beheer van het platform en de beveiliging, backup, etc.

Het is hierbij dan ook van groot belang dat de juiste personen binnen de organisatie bij Governance betrokken worden. Hiernaast is het van essentieel belang dat heel duidelijk is wat de rol van deze personen precies is.

Ten gevolge van de veelomvattendheid van Governance en de veranderende rolverdeling van de sleutelfiguren binnen de organisatie, blijkt het opzetten van effectief SharePoint Governance voor veel organisaties erg lastig te zijn. Met name de verschuiving van verantwoordelijkheden en het ontstaan van nieuwe rollen is complex. Daar komt bij dat men kennis moet hebben van SharePoint, gebruikersadoptie en implementatietechniek opdat de juiste beslissingen in het juiste licht genomen kunnen worden.

Het is vaak onontbeerlijk dat een extern specialist daarbij helpt. Process4People heeft dit specialisme in huis. We hebben ruime ervaring in het opzetten van dergelijke trajecten en kunnen je hierbij goed helpen.

Wij nodigen je uit om eens met ons in gesprek te gaan over de zaken die daarbij van belang zijn.

Share on FacebookShare on LinkedInTweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page