DMS

Documenten

Document Management Systeem

Controle over Informatie

Elke organisatie werkt met documenten. Of het nu brieven zijn, offertes, prijslijsten of contracten, ze zijn er. Deze documenten worden door diverse mensen geproduceerd en gebruikt. Hierbij zijn vaak steeds dezelfde problemen te vinden: het terugvinden van de informatie en het bewaken van de juiste versies. De gebruikers verzinnen vaak hun eigen methoden om hiermee om te gaan, maar maken het voor anderen vaak nog moeilijker.

Document Management Systeem

Process4People kan hierbij helpen. Met behulp van een goed ingericht Document Management Systeem op basis van SharePoint is het vinden van de juiste informatie een peulenschil geworden. De laatste versie wordt gebruikt en in een zogenaamde ‘side note’ kunnen de laatste wijzigingen worden toegelicht.

Versiebeheer documenten

Wat vaak als heel prettig wordt ervaren, is dat het vrijgeven van prijslijsten, contracten, offertes en andere belangrijke documenten zo kan worden ingericht dat er altijd toestemming van een tekenbevoegde of vergelijkbare persoon vereist is. Of die persoon nu op kantoor zit of op vakantie is, met een druk op de knop kan toestemming worden verleend, of worden geweigerd natuurlijk.

Een dergelijke oplossing is in de basis generiek te beschrijven maar wordt al heel snel passend gemaakt voor uw organisatie. Hierbij wordt bij het design ruimte gereserveerd voor eigen beheer. Heel praktisch, want er gaat ook weleens iemand weg of er krijgt iemand een andere rol.

Wil je meer weten over een dergelijke oplossing? Neem dan contact met ons op, dan nemen we de mogelijkheden graag met je door.

Share on FacebookShare on LinkedInTweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page